入学辞退の連絡のしかた｜電話・書面の伝え方と、子どもへの話し方（2027年度）

入学金を納めて入学手続きを済ませたあとに、別の学校への進学を決めることがあります。第一志望の発表が後から出たとき、繰り上げ合格の連絡が来たとき、進学先を考え直したとき。理由はさまざまですが、手続き後の辞退は、多くの家庭にとって初めての経験です。

このとき、保護者がいちばん気にするのは、「納めたお金はどうなるのか」「いつまでに、誰に、どう連絡すればよいのか」「どんな書類が必要なのか」だと思います。私は、この3つの答えは、すべて学校ごとの要項と入学手続きの案内に書かれていると考えています。ここに書く一般的な話だけで判断すると、行き違いが起きることがあります。

この記事では、辞退を考えたときに最初にすること、辞退を伝える前に家族で確かめること、電話と書面での伝え方、そして子どもへの話し方と連絡のあとの気持ちの整え方を、順にまとめます。納めたお金の扱いは、学校ごとの定めで違うため、この記事では詳しく書かず、「合格発表のあとにやること」にまとめています。お金や法律上の扱いについては、金額や権利の有無を私の側では判断しません。要項、入学手続の案内、学校への問い合わせで確かめてください。

※学校名は挙げていません。入学金や学費の扱い、辞退の期限と方法は、学校・入試回・年度で違います。受ける学校の最新の要項と、合格者向けの案内で確認してください。

Contents

まず落ち着いて、決める前に確かめること
辞退を決めるとき、家族で確かめたいこと
連絡の方法と伝えること
- 電話で伝えるとき
- 書面で出すとき
お金・注文したものの扱いは「合格発表のあとにやること」と案内で確かめる
辞退を伝えたあとにやること
子どもに伝えるとき
まとめ
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まず落ち着いて、決める前に確かめること

辞退を考えたときは、気持ちが先に動いてしまいがちです。連絡する前に、次のことを一つずつ確かめます。

確かめること	どこを見るか
辞退を認める手続きがあるか。期限はいつか	要項の「入学手続」「辞退」「入学辞退届」の欄
納めたお金は、どう扱われると書かれているか	要項・入学手続の案内・合格者向けの冊子
連絡の方法（電話、Web、書面、窓口）	入学手続の案内
必要な書類（辞退届、受領書、振込の控えなど）	入学手続の案内
受付の時間・曜日	入学手続の案内・学校のお知らせ

とくに、期限は大切です。辞退の連絡の期限が決められている学校もあれば、期限の記載がない学校もあります。期限が書かれていないときは、「いつ連絡すればよいか」を学校に問い合わせます。私は、辞退の方向が見えてきたら、できるだけ早く確かめるほうがよいと考えています。学校側の手続きにも関わるためです。

辞退を決めるとき、家族で確かめたいこと

手続き後の辞退は、あとから戻すことができない場合があります。連絡の前に、次の点を家族で確かめます。

進学先は、本当に決まったのか（合格発表の結果、手続きの完了の確認）
進学先の入学手続きは、すべて終わっているか（入学金・書類・期限）
子どもの気持ちを聞いたか。本人の言葉で理由を話せるか
ご家庭の中で、保護者の意見が一致しているか
辞退する学校への連絡は、誰が行うか

私は、進学先の手続きが完全に終わる前に、他の学校を辞退する連絡をしないことを、家庭の約束にすることをおすすめしています。進学先の最終的な確認が取れる前に動くと、行き先がなくなるおそれがあるからです。進学先の手続きの記録や締切は、表にまとめておくと確かめやすくなります（表の作り方は「合格発表のあとにやること」にあります）。

連絡の方法と伝えること

辞退の連絡の方法は、学校が決めています。多くの場合、次のような方法が考えられます。

電話で連絡し、あとで書面を出す
学校のWebサイトや専用の画面から手続きする
窓口へ書類を持参する
郵送で書類を送る

方法が決まっているときは、その方法に従います。「電話だけで済む」と思い込まずに、入学手続の案内に書かれた方法を最初に読みます。

電話で伝えるとき

電話をするときは、次の情報をメモしておくと、落ち着いて話せます。

学校名・入試回・受験番号・受験生の氏名
手続きを済ませたあとで、入学を辞退したいこと
納めたお金の扱いについて、案内に沿って確認したいこと
必要な書類と、その提出の方法・期限

電話の伝え方の例です。

「〇〇中学校の入学手続きを済ませた者ですが、事情により入学を辞退したく、ご連絡しました。受験番号は〇〇です。必要な書類と提出の方法を教えていただけますか」

最初に用件を一言で伝え、あとは学校の案内に従って答えれば足ります。保護者が1人で電話をするときは、受験票と入学手続の書類を手元に広げてから、かけると落ち着いて話せます。

理由は、聞かれたら簡潔に答えれば十分です。詳しく話す義務があるかどうかは、学校の案内で確かめます。電話では、話した相手の名前（分かれば）と、日時、示された手順をメモします。学校の受付の時間は限られていることがあります。時間外に連絡できる窓口があるか、要項で確かめておきます。

書面で出すとき

書面（入学辞退届など）が必要な場合は、書式がある学校と、自由な書き方でよい学校があります。書式がある場合は、学校からダウンロードできるか、窓口で受け取るかを確認します。

記入は、黒のペンなど、案内に書かれた筆記用具を使う
氏名・押印・日付の記入欄を確かめる
提出の方法が郵送の場合は、到着の期限なのか、消印の日付が有効なのかを確かめる
提出したことが分かるよう、コピーや写真を残しておく

押印が必要な書類があるときは、事前に印鑑の準備をします。郵送では配送の日数がかかるため、期限が近いときは、直接持参できるか、別の方法があるかを学校に問い合わせます。

お金・注文したものの扱いは「合格発表のあとにやること」と案内で確かめる

納めた入学金などの扱いは、学校によって定めが違います。要項の読み方と、費目ごとの確かめ方は「合格発表のあとにやること」にまとめています。ここでは、連絡のときに次の3つを一緒に聞くことだけ書きます。

「入学手続きを済ませたあとに辞退する場合、納めた費用の扱いはどうなりますか」
「申し出の期限や、必要な書類はありますか」
「回答を書面（メールなど）でいただくことはできますか」

学校の回答は、日時と話した相手とともにメモしておきます。寄付金を納めている場合は「私立中学の寄付金（任意）はどう考える？要項と案内の読み方（2027年度）」、制服や教材などを注文している場合は、注文先（学校か、指定の業者か）に取り消しの期限と条件を問い合わせます。

辞退を伝えたあとにやること

辞退の連絡が済んだら、次のことを確かめます。

書類の提出が必要な場合は、期限内に届いたことを確認する
返還がある場合の手続き（口座の届け出など）を済ませる
受け取った入学手続きの書類や案内を、保管しておく
進学先の手続きの記録と、次の予定を表に反映する
在籍している小学校への連絡、塾への報告も、必要に応じて行う（塾へのお礼については「塾へのお礼はどうする？時期・伝え方・結果が出なかったとき（2027年度）」に別にまとめています）

連絡が済んだ直後は、ほっとすると同時に、「この判断でよかったのか」と気持ちが揺れることがあります。私は、揺れること自体は自然なことだと思っています。大切なのは、家族で話し合って決めた理由を、子どもにも伝えておくことです。